As vantagens da assinatura eletrônica nos negócios

A assinatura eletrônica se tornou uma alavanca real para as empresas. Em uma época em que a digital e a desmaterialização estão crescendo cada vez mais, transformar a maneira como funciona se torna inevitável. Esse é particularmente o caso da assinatura eletrônica, indo além da simples tendência de se tornar uma ferramenta de trabalho por si só. Com o objetivo de expandir sua atividade, ele se torna seu novo aliado, aliviando o trabalho de seus funcionários e otimizando seus negócios principais.  

Abordagem em três etapas da assinatura eletrônica

assinatura eletrônica , em poucas palavras, é adotada pelas empresas com o objetivo de simplificar as trocas entre pessoas físicas e jurídicas. Até o momento, esta é uma das raras exceções enquadradas pelo regulamento europeu eiDAS, garantindo a segurança do compromisso dos vários signatários . Se houver várias empresas que oferecem esse tipo de assinatura, nem todas elas oferecem as mesmas garantias: chame um PSCo (Trusted Service Provider) para garantir a integridade dos documentos e a identificação dos signatários . 

Até o momento, as empresas podem oferecer três tipos diferentes de assinatura eletrônica, respeitando os regulamentos do eiDAS. Esses três tipos variam de acordo com os desafios comerciais e estratégicos da empresa com os clientes com os quais lida ou com suas necessidades internas:

A assinatura simples

 

A assinatura simples inclui um carimbo de data / hora qualificado que atende à norma EN 319 421. O carimbo de data / hora garante que cada assinatura seja anotada no contrato com uma data e hora que não possam ser alteradas. Este ponto é obrigatório para que os signatários possam se comprometer com confiança . Um código OTP via SMS é sempre necessário e o arquivamento é obrigatório com valor probatório. 

A assinatura avançada

Diferentemente da assinatura simples, a assinatura avançada garante uma identificação reforçada do signatário com a transmissão e verificação após o envio de um documento de identidade. Observe que um certificado nominativo é atribuído ao documento enviado para garantir sua rastreabilidade (EN 319 411-1).

Todas as outras vantagens de uma assinatura simples estão incluídas na assinatura avançada: rastreabilidade com registro de data e hora, código OTP e conservação com valor probatório.

A assinatura avançada com certificado de qualidade

 

A assinatura avançada com certificado de qualidade é a melhor opção que você pode escolher para o seu negócio, especialmente se você costuma operar contratos sem papel de alto valor. Entre outras coisas, isso fortalece a segurança do signatário. A empresa com a qual você assinou verifica visualmente a apresentação presencial, além do documento de identidade com um OED (Operador de registro delegado). O OED verifica o documento de identidade transmitido e um certificado de nome qualificado é criado (de acordo com a norma EN 319 411-2).

O registro de data e hora, o código OTP por sms, bem como a conservação do contrato com valor probatório são mantidos. 

Por que esses três tipos de assinatura?

Nem todas as empresas enfrentam os mesmos desafios comerciais, estratégicos ou de desenvolvimento. Para atender à demanda e poder oferecer preços variados, dependendo da atividade, a assinatura eletrônica deve, acima de tudo, tornar-se uma ferramenta acessível a todas as estruturas , desde empresas iniciantes até grandes PME. 

Qual assinatura eletrônica escolher para o seu negócio?

Não sabe ao certo que tipo de assinatura eletrônica escolher para sua empresa? Oferecemos abaixo o estudo de três casos de uso, para que você possa planejar e iniciar, por sua vez, o investimento lucrativo dessa ferramenta prática para desenvolver seus negócios. 

No caso de um site de comércio eletrônico

Os sites de comércio eletrônico podem solicitar que seus usuários se inscrevam e aceitem as condições gerais de venda. Nesse caso, o uso da assinatura eletrônica simples é inevitável para acompanhar o acordo do indivíduo ou profissional. 

O processo baseia-se na dupla identificação do signatário, que fornece seu endereço de e-mail e número de telefone. Primeiro, o signatário recebe um contrato por e-mail, que deve ler e assinar para significar seu contrato. 

Em segundo lugar, depois de assinar o contrato, ele recebe um SMS OTP para validar a identificação. O documento, respeitando o princípio da hora, é assinado e datado do dia e da hora. Esse princípio economiza tempo, mas também permite que o site de comércio eletrônico realize sua atividade em paz. 

Contratos de seguro e crédito on-line 

A assinatura eletrônica pode intervir no setor bancário de mais de uma maneira. Às vezes, indivíduos e profissionais não têm tempo para ir ao estabelecimento bancário. Para economizar tempo ao assinar um contrato de seguro ou de crédito, a desmaterialização de documentos bancários possibilita otimizar solicitações. 

Nesse caso, é preferível escolher a assinatura eletrônica avançada . A grande vantagem desse tipo de assinatura é que ela possibilita reforçar a segurança quanto à identidade do signatário, graças à emissão de um certificado emitido em seu nome e único. Este certificado de identidade pode ser assinado por um período máximo de 5 anos. Após esse período, outro deve ser realizado.

Ao assinar o contrato, o Trusted Service Provider verifica a identidade do signatário. 

No âmbito de um contrato de previdência, mandato ou contrato de venda de propriedade

O setor imobiliário é um setor que exige uma certa estrutura legal. Essas operações são muito interessantes para os signatários e exigem uma estrutura rigorosa. Portanto, é necessário o uso de assinatura eletrônica avançada com certificado de qualidade . 

Para garantir a venda, é realizada uma reunião presencial com um Operador de registro delegado (OED) para verificar a identidade completa do signatário. Este operador é mandatado pelo provedor de serviços confiáveis. Essa identificação completa torna possível controlar a identidade do signatário em caso de roubo de identidade e garantir que o repúdio à assinatura não ocorra. 

Não se deve esquecer que a experiência do usuário, com o controle de segurança da assinatura e do signatário, além da consideração dos riscos comerciais, é uma garantia do sucesso do projeto. Além da assinatura eletrônica, garante às empresas obter lucratividade e reduzir custos subseqüentes. 

O que significa assinatura no aplicativo de negócios? 

Do ponto de vista contratual, a digitalização e desmaterialização de documentos que comprometem os signatários exigem que as empresas se modernizem para acompanhar a era digital. Para iniciar um procedimento como a assinatura eletrônica, as empresas devem contratar parceiros confiáveis ​​que são o eiDAS. Prerrogativas como integridade de documentos, segurança e identificação de signatários são essenciais para garantir o desenvolvimento da empresa e uma boa experiência do usuário. 

Uma empresa de assinatura eletrônica deve poder oferecer a seus clientes:

  • Assinatura online:

 

Ele deve permitir que os sites ofereçam a seus clientes, no contexto de assinatura , vendas on-line ou operações de assinatura . Muito simples de configurar, os usuários têm acesso intuitivo ao contrato (PC, smartphone, tablet etc.), enquanto seus funcionários podem explorar seus principais negócios, para uma taxa de transformação apreciável e uma boa experiência do utilizador. 

  • Assinatura remota:

 

Com muita demanda no setor de televendas , a assinatura remota eletrônica é particularmente adequada para um ambiente de TI. A assinatura remota simplifica as trocas , principalmente quando os signatários não podem estar presentes no mesmo local e ao mesmo tempo. De fato, com um endereço de email simples, todos os signatários podem acessar o documento, lê-lo na íntegra, antes de assiná-lo. 

  • A assinatura frente a frente

 

Para simplificar as trocas e o contato entre clientes, no campo de equipes móveis ou em pontos de venda físicos, simplifica a assinatura durante um compromisso, sem que as assinaturas sejam solicitadas com antecedência. Todos os tipos de suporte (PC, celular, tablet ou phablet) podem ser usados. A facilidade da assinatura eletrônica simplifica as trocas, preservando os códigos da assinatura manuscrita.

Em conclusão

A assinatura eletrônica é uma ferramenta para todas as empresas que desejam modernizar a experiência do usuário, otimizando o tempo de trabalho de seus funcionários. Nessa perspectiva, o registro de data e hora, que garante que o contrato seja assinado, datado e não possa ser alterado após a assinatura, fornece segurança aprimorada, para monitoramento em tempo real e aprimoramento na assinatura de prazos. Sem esquecer a otimização e a redução de custos , já que cada empresa pode agora concentrar sua atividade em seus principais negócios. 

Então, o que você está esperando para começar?

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